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コラム

議事録作成のコツとポイント 初心者でもわかる階層的な手順と注意点

     

議事録作成のコツとポイント 初心者でもわかる階層的な手順と注意点議事録は、会議で行われた議論や決定事項をまとめた文章であり、多くの組織や企業で重要な役割を担っています。しかし、議事録の作成には一定の技術やノウハウが必要であり、特に初めて議事録を作成する場合は、悩むことも多いでしょう。そこで本記事では、議事録の作成に必要なコツについて解説します。

 

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目次


 

  1. 議事録の基本的な書き方
  2. 議事録作成に必要な準備
  3. 議事録作成の手順
  4. 議事録作成におけるポイント
  5. 議事録の電子化について
  6. 議事録の保存・管理について
  7. 議事録作成の失敗例と対策
  8. 議事録の雛形・テンプレート
  9. 議事録作成のまとめ

 

 

議事録の基本的な書き方

議事録の基本的な書き方

会議や打ち合わせの場で、発言内容や決定事項などを正確かつ明瞭にまとめることは、会議の成果を残すために非常に重要です。その中でも、特に重要なのが「議事録」です。議事録は、会議や打ち合わせの際に話し合われた内容をまとめたドキュメントであり、後で確認や参照するための貴重な資料です。

 

この章では議事録の基本的な書き方について、導入からまとめまで詳しく解説します。初心者の方でもわかりやすいように、階層的な記事構成になっていますので、ぜひ参考にしてください。

 

  1. 議事録の構成要素
  2. 議事録の基本的な書き方のポイント

 

 

議事録の構成要素

議事録は、会議で行われた議論や決定事項をまとめた文章です。議事録には以下のような構成要素があります。

 

  • 日時、場所、出席者の氏名など、会議の基本情報
  • 議題、討議内容、決定事項など、会議で話し合われた内容
  • アクションアイテム、担当者、期限など、会議で決定された行動計画
  • 決定事項の理由、賛否、採決結果など、詳細な情報

 

 

議事録の基本的な書き方のポイント

議事録を作成する際には、以下のポイントに注意して記述することが重要です。

 

  • 簡潔で明瞭な文章を心がける
  • 誰でも理解できるように、専門用語を使わない
  • 発言者や決定事項など、正確な情報を記載する
  • 重要な決定事項やアクションアイテムを明確にする
  • 議論の流れや決定結果を整理するため、箇条書きを活用する

 

 

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議事録作成に必要な準備

議事録作成に必要な準備

議事録を作成する前に、準備が必要です。会議や打ち合わせの際に、どのように議事録を作成するか、どのような情報を記載するかを決めておくことが大切です。

 

また、議事録を作成するためのツールや雛形・テンプレートを用意しておくことも有効です。このような準備をしておくことで、議事録をより正確で明瞭なものにすることができます。

 

この章では、議事録作成に必要な準備について詳しく解説します。初めて議事録を作成する方や、より効率的に議事録を作成したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

 

  1. 事前に準備するもの
  2. 議事録作成に向けた心構え

 

 

事前に準備するもの

議事録を作成する際には、以下のものを準備しておくことが望ましいです。

 

  • 会議の議題や日程などのアジェンダ
  • 出席者リスト
  • 書き込むための文具
  • スケジュール帳など、アクションアイテムの期限を管理するためのツール

 

 

 

議事録作成に向けた心構え

議事録を作成する際には、以下のような心構えが役立ちます。

 

  • 会議に集中し、聞き逃さないようにする
  • メモをとりながら、重要なポイントを押さえる
  • アジェンダや出席者リストを事前に確認しておく
  • 発言者の名前を覚え、間違えないようにする
  • 時間厳守を心がけ、進行状況を確認する
  • 会議終了後はすぐに議事録を作成し、記憶が新しいうちにまとめる

 

 

議事録作成の手順

議事録作成の手順

議事録を作成する際には、一定の手順を踏むことが重要です。手順を踏むことで、議事録に必要な情報を網羅し、正確かつ明瞭な内容でまとめることができます。また、手順を決めておくことで、議事録の作成時間や品質を向上させることができます。

 

この章では、議事録作成の基本的な手順について、導入からまとめまで詳しく解説します。初めて議事録を作成する方や、より効率的に議事録を作成したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

 

  1. 議事録作成の基本的な手順
  2. 議事録作成の注意点

 

 

議事録作成の基本的な手順

議事録を作成する際には、以下のような手順で進めます。

 

  1. 会議のアジェンダを確認し、議事録の骨子を作成する
  2. 会議開始後、発言者や議論の概要をメモする
  3. 議論が終了したら、アクションアイテムや決定事項を整理する
  4. 議事録の内容をまとめ、文章に起こす
  5. 決定事項やアクションアイテムが明確であることを確認する
  6. 議事録の不備がないかをチェックする
  7. 出席者や上司などに承認を得る

 

 

議事録作成の注意点

議事録を作成する際には、以下のような注意点があります。

 

  • 記述内容に偏りがないように注意する
  • 会議中に発言者の名前を確認する
  • 重要なポイントは箇条書きでまとめる
  • 文章を簡潔にまとめる
  • 議事録の作成に時間をかけすぎないようにする

 

 

議事録作成におけるポイント

議事録作成におけるポイント

議事録を作成する際には、いくつかのポイントに注意することが必要です。議事録には、会議や打ち合わせで話し合われた内容を正確にまとめることが求められます。

 

また、アクションアイテムや決定事項なども明確に記載する必要があります。さらに、議事録の作成方法や保存・管理についても注意が必要です。

 

この章では、議事録作成において特に重要なポイントについて、導入からまとめまで詳しく解説します。初めて議事録を作成する方や、より効率的に議事録を作成したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

 

  1. 参加者の名前を正確に記載する
  2. 決定事項やアクションアイテムを明確にする
  3. 内容を簡潔にまとめる

 

 

参加者の名前を正確に記載する

議事録には、参加者の名前を正確に記載することが重要です。発言内容やアクションアイテムを正確に把握するためにも、名前を誤らないように注意しましょう。

 

 

決定事項やアクションアイテムを明確にする

議事録には、決定事項やアクションアイテムを明確に記載することが重要です。アクションアイテムには、担当者、期限、進捗状況などを記載し、管理しやすくすることが望ましいです。

 

 

内容を簡潔にまとめる

議事録は、簡潔で明瞭な文章でまとめることが重要です。長文になりがちな議論内容を、要点を絞って箇条書きでまとめるなど、読みやすい文章を心がけましょう。

 

 

議事録の電子化について

議事録の電子化について

議事録を電子化することは、会社や組織の業務効率化や情報管理の改善につながるとともに、紙での保存や管理に比べてスペースやコストの削減にもつながります。しかし、電子化に際しては、フォーマットやデータの取り扱い、セキュリティの確保など、さまざまな注意点があります。

 

この章では、議事録の電子化について、導入からまとめまで詳しく解説します。電子化に興味がある方や、よりスムーズかつ効率的な議事録の管理方法を探している方は、ぜひ参考にしてください。

 

  1. 議事録を電子化するメリット
  2. 議事録を電子化するためのツール

 

 

議事録を電子化するメリット

議事録を電子化することによって、以下のようなメリットがあります。

 

  • 保存・管理がしやすくなる
  • 検索がしやすくなる
  • 共有がしやすくなる
  • 紙の議事録よりも効率的に作成できる

 

 

議事録を電子化するためのツール

議事録を電子化するためには、以下のようなツールがあります。

 

 

 

議事録の保存・管理について

議事録の保存・管理について

議事録は、会議や打ち合わせの成果を残す貴重なドキュメントです。そのため、適切な方法で保存・管理することが重要です。保存・管理の方法には、紙媒体での保存や電子媒体での保存がありますが、それぞれに注意点があります。

 

また、保存期間や機密性に関するルールや法律も存在するため、これらも把握しておく必要があります。本記事では、議事録の保存・管理について、導入からまとめまで詳しく解説します。議事録の保存・管理に悩んでいる方や、適切な方法を探している方は、ぜひ参考にしてください。

 

  1. 議事録の保存期間について
  2. 議事録の管理方法

 

 

議事録の保存期間について

議事録の保存期間は、業界団体などによって異なります。ただし、一般的には、3年~5年程度が保存期間とされています。

 

 

議事録の管理方法

議事録を管理する際には、以下のような方法があります。

 

  • 会社内の共有フォルダやクラウドサービスで管理する
  • 日付や議題、担当者などで整理し、検索しやすくする
  • 保存期間が過ぎたら、削除する

 

 

議事録作成の失敗例と対策

議事録作成の失敗例と対策

議事録は、会議や打ち合わせで話し合われた内容を正確かつ明瞭にまとめることが求められます。しかし、議事録を作成する際には、いくつかの落とし穴が存在します。例えば、発言内容の偏りや、文書が長く読みづらいなどです。これらの失敗例を回避するためには、議事録の作成前にどのような対策を取るべきかを考える必要があります。

 

この章では、議事録作成における失敗例と、それを回避するための対策について、導入からまとめまで詳しく解説します。初めて議事録を作成する方や、より効率的に議事録を作成したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

 

  1. 記載内容が偏っている
  2. 文章が長くて読みづらい
  3. 決定事項やアクションアイテムが明確でない

 

 

記載内容が偏っている

議事録には、全ての発言内容や決定事項を正確に記載することが望ましいです。特定の発言者や議題に偏ってしまう場合があるので、注意が必要です。

 

 

文章が長くて読みづらい

議事録は、簡潔で明瞭な文章でまとめることが重要です。長文になりがちな場合は、箇条書きや表を活用するなど、読みやすい文章にする工夫が必要です。

 

 

決定事項やアクションアイテムが明確でない

議事録には、決定事項やアクションアイテムを明確に記載することが重要です。担当者や期限が明確でない場合は、改めて確認し、補足する必要があります。

 

 

議事録の雛形・テンプレート

議事録の雛形・テンプレート

議事録を作成する際には、雛形やテンプレートを活用することで、作業時間の短縮や作成品質の向上を図ることができます。雛形やテンプレートを使用することで、どのような情報を記載するべきか、どのようなフォーマットでまとめるべきかをあらかじめ決めておくことができます。

 

また、会社や組織内で統一したフォーマットを使用することで、情報の共有や比較も容易になります。この章では、議事録の雛形やテンプレートについて、導入からまとめまで詳しく解説します。初めて議事録を作成する方や、より効率的に議事録を作成したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

 

  1. 議事録の雛形・テンプレートの作成方法
  2. 議事録の雛形・テンプレートの例

 

 

議事録の雛形・テンプレートの作成方法

議事録の雛形・テンプレートを作成する際には、以下のようなポイントがあります。

 

  • 議事録の構成要素を把握する
  • 自社のニーズに合わせてカスタマイズする
  • 改善の余地を常に意識する

 

 

議事録の雛形・テンプレートの例

議事録の雛形・テンプレートの例を以下に示します。

 

• 日時・場所・出席者

• アジェンダ

• 前回議事録の確認

• 議論内容

議論内容1

議論内容2

• 決定事項

決定事項1

決定事項2

• アクションアイテム

アクションアイテム1

アクションアイテム2

 

 

議事録作成のまとめ

議事録作成のまとめ

今回は、議事録作成の基本的な手順や注意点、ポイントについて解説しました。議事録は、会議の成果を残すために非常に重要なドキュメントです。正確かつ明瞭な内容で作成することが求められます。

 

 

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