【ファシリテーションスキルとは？】4つのスキルを詳しく解説
働き方の多様化に伴い、業務上のコミュニケーションに求められるスキルも変化してきています。そこで本記事では、会議に重要な「ファシリテーションスキル」について解説していきます。
皆さんはファシリテーターとリーダーの違いを知っていますか？結論から言うと会議の責任の有無です。リーダーは会議内において、チームのためになる会議になるかを考慮し、メンバーの発言に問題がないか、的外れな発言になっていないかなどを考える必要があります。一方で、ファシリテーターに、会議の責任はありません。ファシリテーターはあくまでも中立的な立場から、参加者の意見を引き出してまとめていく役割のみを担います。
リーダーシップについての詳しい記事はこちら▶︎▶︎▶︎【社会人に求められるリーダーシップとは？】
目次
- スキル① 目的設定と設計力
- スキル② 時間の管理力
- スキル③ 対話を促す力
- スキル④ 議事進行力
- まとめ
スキル① 目的設定と設計力
求められるスキルの1つ目に「目的設定と設計力」が挙げられます。
これらスキルは会議のアウトプットの質を大きく左右する準備段階において重要なスキルです。
- 会議の目的を適切に理解し共有する
- 会議を行う空間を設計する
会議の目的を適切に理解し共有する
会議の目的を明確化し、参加者に共有し理解を得るまでがファシリテーターの役割です。以下具体例に対する対策方法を紹介していきますので、ファシリテーターに求められるスキルを実感しましょう。
【具体例①】なんとなく会議に参加してしまう人がいる場合は？
会議の事前準備の段階で、会議の場所や日時設定といった準備だけでなく、 会議の目的や議題、参加者の心構えなどを事前に整えておきましょう。また会議のルールや参加者の役割を明確にしておくことで、時間内に終わらない、発言者が偏るなどの問題が起こらない事前準備をしましょう。
【具体例②】会議の論点がずれてしまう場合は？
会議の論点がずれてしまった場合は、一度、会議の目的を思い出すことが必要です。意見の対立も考慮し、目的に適した意見を見極めるようファシリテーターが参加者に促すことが効果的です。
会議を行う空間を設計する
続いて、会議における設計力。ここでは会議を行う空間を設計するスキルの重要性を解説していきます。
会議を適切に行うための空間の条件
- オープンスペースで行う
- あえてテーブルやイスを置かない
- 会議場所をリラックススペースにする
上記条件は、会議の心理的安全性を高めるうえでの環境的なアプローチとして有効で、意見の共有のしやすさ、リラックスした雰囲気を作り出し、新しいアイディアや質の高い議論に結びつくことが期待できます。
会議資料の準備と配布
会議に使用する資料の準備と配布も会議当日から遡り、余裕の持ったスケジュールで行いましょう。主体性のある会議とするために、参加者に事前課題を出しておく、議題に対する意見を集めておくなどの工夫ができます。
オンライン会議のトラブルを避けるためには
オンライン会議の事前準備として、音声やカメラが機能するかどうか事前にテストすることはもちろん、トラブル時にどう対処するか決めておくと安心です。
ファシリテーターは、オンライン会議では特に、発言者の意図を繰り返して確認したり、誤解が生じないよう、こまめに言い換えるなどの対話スキルが求められます。
傾聴や質問をおりこんで意見を引き出しながら進行することが議論を活発化させる支援をします。
またオンライン会議では、録画機能を活用し、会議の様子を記録しておくと、会議終了後も簡単に参加者や参加者以外の人にも共有することが可能です。
スキル② 時間の管理力
求められるスキルの2つ目に「時間の管理力」が挙げられます。会議の時間配分を管理することで、結論に結びつける役割を担っています。本記事ではタイムテーブルの設計から運用で押さえておくべきポイントを事例を交えて紹介していきます。
- タイムテーブルを設計・管理する
- タイムテーブル通りに会議を進行する
タイムテーブルを設計・管理する
まずはタイムテーブルの設計および管理について要点を解説します。
参加者のスケジュールを把握する
参加者のスケジュールの把握は、事前準備のタスクの一つとして欠かせません。会議開始に間に合わない参加者がいれば、開始時間の変更や、議題の変更などを検討する必要があります。
また会議を途中で離脱しなければならない参加者がいることも事前に把握しておき、会議の結論を会議後に参加者全員に共有することも重要です。
議論を適切に行うためのタイムテーブル管理
会議中、議論を適切に行うためのタイムテーブルの管理も重要です。議論時間を確保するためにタイムテーブルの設計の段階では、議論時間にバッファを含めたタイムテーブルを設計しましょう。
タイムテーブル通りに会議を進行する
ファシリテーターは、タイムテーブルの厳守と会議の目標達成を両立させなくてはなりません。以下のような具体的な課題に直面した場合にはどうすればよいでしょうか？
【具体例①】時間内に会議を終わらせるためには？
時間内に会議を終わらせられるかどうかは、ファシリテーターの手腕にかかっています。適切なタイムテーブルの設計はもちろん、意見をまとめて結論を導けるように会議全体をデザインしなくてはなりません。
【具体例②】議論が白熱してしまった場合は？
会議では議論が白熱してしまう場合があります。会議の道筋と関係ない話に入り、その話に対して意見を述べる参加者が出てきてしまうと、大きなタイムロスです。そのため、進行役はできるだけ早く軌道修正をする必要があります。
スキル③ 対話を促す力
求められるスキルの3つ目に「対話を促す力」が挙げられます。対話を促すアプローチとして、コミュニケーション、および雰囲気作りという側面から具体例を交えて押さえておくべきポイントを紹介します。
- 相手の意図を汲み取り対応する
- 発言しやすい雰囲気作り
相手の意図を汲み取り対応する
参加者との間で質の高いコミュニケーションを展開することが、結論を効率的に導く近道となります。相手の意図を汲み取り対応することはファシリテーターにとって重要な役割ですが、以下のような事例が発生した場合にはどうすれば良いでしょうか？
【具体例①】本音を言えない人がいる場合は？
多くの割合で本音を言えない人がいます。しかしながら本音を交えた議論を展開することで、会議全体の生産性が上がります。ファシリテーターは、参加者一人ひとりの意見を引き出すことはもちろん、参加者の特徴を見極め、参加者に問う内容を決めておくことがおすすめです。
【具体例②】上下関係の壁を克服するためには？
会議中は、上司−部下の上下関係によって遠慮しがちになってしまうケースが多くみられます。ファシリテーターとして、議論の際には上下関係なく、発言者の意見の背景を聴くように心がけましょう。
意見を深ぼることで、その意見の本当の意味を理解できます。意見の真意を共有することで、発言者と違う意見に対するいらだちや「なぜ」と問うことに参加者が向き合うことにつながります。その先に上下関係の壁を超えた結論を導くことができるのです。
発言しやすい雰囲気作り
続いてこちらも重要な発言しやすい雰囲気作りについてです。会議の心理的安全性が高まり、発言しやすい雰囲気を作ることが、ファシリテーターに求められることの一つです。
【具体例①】傍観者を作らないためには？
会議で一定数いる傍観者を作らないために、ファシリテーターは、参加者全員に問いを投げかけましょう。参加者が多い会議の場合は、参加者に事前課題を設定し、取り組んでもらうことで、議題に関心を持った状態で会議に参加してもらいましょう。そうすることで発言のハードルを下げる効果が期待できます。
【具体例②】質問をしても返答がない場合は？
質問をしても返答のない参加者がいる場合は、元々意見を持たず、受け身の姿勢で会議に参加していることが多く見受けられます。ファシリテーターとして、クローズドで答えやすい質問を再度投げかけることや、別のタイミングで意見を再度ヒアリングをするなどの対策を心がけましょう。
スキル④ 議事進行力
求められるスキルの4つ目に「議事進行力」が挙げられます。会議をデザインするうえで議事を進行させるスキルはファシリテーターにとっては必須です。会議中の内容の整理および共有、そして論点をまとめるうえで押さえておくべきポイントを紹介していきます。
- 会議中の内容を整理し共有する
- 会議中の論点をまとめる
会議中の内容を整理し共有する
会議中の内容を整理し、共有する方法は対面で実施する場合とオンラインで実施する場合で重視すべき点が異なりますので、それぞれ解説していきます。
アナログな方法による整理・共有
対面での会議は、ホワイトボードを使うことで意見を可視化しながら議論を進めていきましょう。色分けやグループ分けをすることで、整理・論点を絞り込んでいくとより効果的です。
デジタルな方法による整理・共有
オンラインでの開催においては、ドキュメントやパワーポイントを画面共有しながら、議題や意見などをまとめておけます。また議事録は録画機能を利用すれば会議後に振り返ることで確認できます。
また、オンライン会議の場合、音声が聞こえなかった参加者のいる可能性がありますので、会議を終える前に、会議での決定事項、会議中の主な意見、あるいは決まらなかったことなどを簡潔に確認しておくことが重要です。
会議中の論点をまとめる
会議中の論点をまとめることも、議事進行を円滑に進めるには不可欠なことです。しかし、会議の論点をまとめることは、一筋縄ではいきません。そこで以下では、実際のビジネスケースに照らし合わせながら、論点がまとまらない場合に心がけるべきことをご紹介します。
【具体例①】なんとなく会議が終わってしまう場合は？
議論を通して意見が出たら、会議の目的を再確認し、目的に沿った形で収束させていく必要があります。そして会議の結論となりうる意見をまとめる、参加者に同意を促すなど会議全体をまとめ上げていくことが重要です。
【具体例②】意見が対立し結論が出ない場合は？
対立の構図に入ってしまうと、双方とも自分の立場でしか、ものを見ることができなくなってしまいます。
ファシリテーターは、それぞれの立場から見た意見を中立的に相手側に伝えることで、双方に「視点の切り替え」を促しましょう。
まとめ
ファシリテーターに求められるスキルについて解説しました。ファシリテーターにあるとよい考え方として、レガッタ（直線的で、決まった進路をまっすぐに予定通り進むことを重んじること）よりもラフティング（ゴールに向かう道中、必ずしも予定通り進まず、いろんな局面がある中で、想定以上の創造、イノベーションを起こしていくことを重んじること）の気持ちでファシリテーションを行うことが、会議の成功、そして変化の時代に勝ち抜く企業へ成長することにつながります。
ビジネスマンとして、業界業種関係なく必須となるスキルセットの1つです。会議を円滑に進行できることで、社内の評価につながる場合もありますので、会議の質を高めたい、ファシリテーターとしてのスキルを高めたい方は本記事を参考にしてみてください。