ワークショップは、グループで問題解決やアイデア出しをするための場であり、企業や学校などでよく用いられます。しかし、ワークショップを行う際には、進め方に注意が必要です。本記事では、ワークショップを成功させるための３つのポイントについて解説します。

参考記事▶︎▶︎▶︎ワークショップとは？目的から具体例、注意点まで完全解説！

失敗するワークショップとは？

近年、さまざまな分野で開催され、多様化されてきている「ワークショップ」。参加者が主体的に考え、新しい学習を体験するイベントになりますが、自社が開催する立場となった時、成功するワークショップと失敗するワークショップにはどんな違いがあるのでしょうか。まずは失敗するワークショップになってしまう要因を以下３点紹介します。

ゴール設定が明確でない

１点目はワークショップのゴールが明確ではないことです。正確には、ワークショップ自体のゴールが不明確な場合と、参加者にワークショップのゴールが共有されていない、あるいは共感を得られていない場合があります。

開催前の企画段階で、ワークショップのゴールおよび参加者のニーズを明確化しましょう。そのうえでゴールをどのように伝えるのかを具体化していくことが必要です。

プログラムの準備が不十分

企画段階が順調でも肝心のプログラムの準備が不十分であると、ワークショップの価値を充分に参加者に体感できずに終わってしまいます。

ワークショップは体感型のイベントですので、参加者が主体的に参加できるプログラムの準備や、全ての参加者が発言できるようなルール、雰囲気作りなど、細部までプログラムを設計していきましょう。

参加者のモチベーションを高める工夫がない

ワークショップ参加者のモチベーションは十人十色。中には受動的な参加になっている人もいることでしょう。開催側は参加者の意欲が高まるよう工夫を凝らす必要があります。

ユニークな体験、参加者同士の交流、ゴールへの共感など工夫すべき場面はたくさんあります。

成功するワークショップの進め方

ワークショップの失敗する要因をふまえ、どうすればワークショップを成功に導けるのか、事前準備の段階から実施の際におさえておくべきポイントを解説していきます。

ワークショップ実施時の一般的な進め方

ワークショップには、内容によりますが、一般的な進め方の型がありますので、参考にしてみてください。それぞれのフェーズで留意すべきことも併せて紹介していきます。

ワークショップの目的共有

ワークショップ冒頭では、目的を共有する時間を設けます。ワークショップを通じてどうなっているのかを分かりやすくイメージしてもらえるような伝え方を実践しましょう。

アイスブレイク

次に、参加者同士の心理的安全性を高める雰囲気作りとして、アイスブレイクを実施することをおすすめします。ワークショップの内容に関連するオリジナルなアイスブレイクを企画したり、「他己紹介」「Good and New」など気軽に実施できるものでも構いませんので、ワークショップの内容に移る前に取り入れてみましょう。

個人ワーク

ここからはワークショップの内容に移っていきます。一般的にはまず個人ワークを実施します。インプットおよびアウトプットの時間を余裕を持って設定をしましょう。

また、質問のある参加者や作業の進んでいない参加者をフォローアップできる体制を整えておくことも重要です。

メンバー間でのアイデア共有

個人ワークが終了したのちに、グループを作りメンバー間でアイデア共有の時間を設けます。この時間で留意しておくべきポイントは、必ずメンバー全員が共有できるよう、タイムマネジメントすることおよびアイデアに対して、反対や批判をしないというルールを共有しておくことが重要です。

アイディアのブラッシュアップ・議論

アイデア共有の時間とは区別して、アイデアのブラッシュアップのための議論の時間を設けましょう。発表に向けた有意義な時間となるよう、ファシリテーターや議事録などの役割を参加者一人ひとりが担当するようにルール設計しておくことをおすすめします。

チーム内でまとめたアイディアの発表

最後にまとめたアイディアの発表の時間をとり、ワークショップの成果をアウトプットします。発表においても、全員が発表者となるようルールを共有しておくことで、参加者の主体性が高まります。

参加者に対してフィードバックや振り返りの時間を作る

発表の後には必ず、フィードバックや振り返りの時間を設けましょう。この時間はとても重要で、グループ以外の参加者の意見や考え方に触れることができたり、ワークショップを振り返ることで、新しい発想やアイディアに触れる時間がワークショップのクロージングとして最適です。

ここが重要！押さえておくべき事前準備のポイント

ワークショップを成功させるうえで、欠かせない事前準備にはいくつか押さえておくべきポイントがあります。限られた時間で効率よく事前準備を進めるためにも、参考にしてみてください。

当日のテーマ・プログラムを決める

ワークショップのテーマ・プログラムを決めることは、開催側にとっても重要です。

そしてワークショップの関係者全員に共有することで、ワークショップの成功への第一歩となります。プログラム設計はワークショップのテーマから逆算して、どのセクションにウェイトをおくべきかを考慮し、参加者の学びの濃いプログラムを設計しましょう。

当日の大まかな予定表を作っておく

ワークショップの予定表は参加者および、運営するスタッフにとって必要不可欠なものです。進行が予定より進んでいるのか遅れているのかを判断できるので、スムーズなワークショップ運営ができます。

予定表作成の際には、各セクションの時間を適切なバランスで取ることで、参加者の満足度の向上が期待できます。

適切な会場や環境を用意する

ワークショップの参加人数に沿って適切な会場の用意、受講体制を整えることも重要です。ワークショップの内容によって、1人の作業スペース、グループの作業スペースが充分に確保できる環境を用意しましょう。

また運営や講師を外部委託する場合は、委託先と十分にすり合わせを行い、トラブルが発生しないよう準備を進めましょう。

ワークショップを効率的に進めるための工夫３つ

ここまでワークショップの実施や事前準備について紹介してきましたが、より効率的かつスムーズにワークショップを進めていくtipsをご紹介しますので、参考にしてみてください。

グループ内の役割を明確にする

１つ目はグループワークにおいて一人ひとりの役割を明確にしておくことがワークショップ運営の効率化につながります。

運営側が事前に役割を指定しておく形がスムーズですが、参加者の主体性を尊重し、参加者に役割を決めてもらう形にすると、各グループに個性が生まれ、質の高いディスカッションを期待できます。

意見の出やすい雰囲気作りに徹する

心理的安全性の高い雰囲気作りも重要なtipsの一つです。ワークショップ序盤のアイスブレイクはもちろん、グループワークの際にも、他者との交流が活発になるような体験を企画してみることをおすすめします。またワークショップの内容によって、机や椅子の位置を変えたり、BGMを流すなどの環境面の工夫も考えられます。

フィードバックや振り返りの時間を大切にする

ワークショップ「楽しかった」だけで終わらせてしまうのはもったいないことです。ワークショップ後の日常生活にどう活かすのかを参加者同士でシェアしながら考えを深めていくことが、行動の変化を生むきっかけとなります。目標の設定やTodoリストの作成などができればなお、行動を習慣化させる意味では効果的です。

まとめ

ワークショップの成功には、さまざまな人が関わり、協業していくことが重要です。運営を検討している人はまず、自分がワークショップに参加し、体感してみることが、うまくいくワークショップ運営の近道です。

近年では、オンライン開催も含めて、より実践的に学べるワークショップがたくさんあり、注目を集めています。ワークショップの参加者をはじめ、関係者全員が意義のあるワークショップを開催することが理想といえるでしょう。
 
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