現代のビジネスにおいて、会議は不可欠な要素の一つとなっています。しかし、多くの人が経験しているように、無駄な時間を費やしたり、合意形成が遅れたりするなど、効率的に進められない会議も少なくありません。

そこで、本記事では業務効率を上げるための会議の進め方について、特に参加者に求められるファシリテーションに焦点を当てて解説していきます。初心者でもわかりやすく解説するため、基礎的な用語やポイントから順を追って解説していきます。

会議を進めるためのポイント

会議を効率的に進めるためには、事前の準備や適切な進行が必要不可欠です。特に、会議の目的や議題を明確にし、参加者を絞り込むことで、無駄な時間や議論を避けることができます。また、司会進行者の役割も重要であり、参加者と情報共有を行い、円滑な進行を心がけることが求められます。

本章では、会議を進めるためのポイントについて詳しく解説していきます。

事前準備は徹底的に！

会議を成功に導くためには、事前準備が欠かせません。まずは会議の目的を明確にし、参加者を絞り込むことで、無駄な議論を避けることができます。また、会議に必要な環境も整えておくことが大切です。

司会進行は超重要！

会議を進行する司会進行者の役割は非常に重要です。事前に参加者と情報共有を行い、アイスブレイクで発言しやすい雰囲気を作り、タイムテーブルに沿った進行を心がけることで、円滑な会議進行を目指しましょう。また、論点にずれがないか確認することも忘れずに行いましょう。

会議内容を共有する

会議が終了したら、会議内容を共有することが大切です。議事録の作成や参加者への共有が必要となります。このように、会議の前後にもしっかりと対応することで、業務効率を上げることができます。

会議参加者全員に求められるファシリテーションとは？

会議を成功に導くためには、参加者全員がファシリテーションスキルを持っていることが求められます。ファシリテーションとは、会議やグループの中で、メンバーが最大限に関与し、アイデアを出し合い、合意形成を促進するための手法です。しかし、ファシリテーションスキルを持っているとは限らず、また、そのスキルを高めることができない場合もあります。

本章では、会議参加者全員に求められるファシリテーションについて、具体的なスキルやその高め方について解説していきます。

ファシリテーションとは？

ファシリテーションとは、グループや会議において、円滑なコミュニケーションやアイデアの出し合い、合意形成を促進するための手法や技法のことを指します。ファシリテーションを行う人をファシリテーターと呼び、彼らの役割は参加者たちが最大限に関与し、アイデアを出し合い、合意形成をすることをサポートすることです。

ファシリテーターは、参加者たちが適切な方向に向かって進めるように、議論を導いたり、意見をまとめたり、時間管理をしたり、意見を平等に聞いたりすることが求められます。ファシリテーションを行うことで、参加者たちはお互いの意見に敬意を払い、話し合いを行うことができ、結果として合意形成がスムーズに進むことが期待されます。

ファシリテーションは、ビジネスだけでなく、教育、医療、政治など様々な分野で行われています。また、最近ではオンライン会議の普及に伴い、オンラインでのファシリテーションも増えています。ファシリテーションスキルを持つことは、グループの意思決定や問題解決を効率的かつ円滑に進めることができるため、現代のビジネスにおいて非常に重要なスキルの一つとなっています。

ファシリテーターについての詳しい記事はこちら

４つのファシリテーションスキル

会議参加者に求められるファシリテーションスキルには、目的設定と設計力、時間の管理力、対話を促す力、議事進行力の４つがあります。それぞれのスキルを高めることで、より有意義な会議を進めることができます。

ファシリテーションスキルについての詳しい記事はこちら

ファシリテーションスキルを高める方法

ファシリテーションスキルを高めるためには、以下のような方法があります。

研修やセミナーに参加する

ファシリテーションについて学ぶための研修やセミナーに参加することで、スキルを高めることができます。

企業研修についての詳しい記事はこちら

実践する

実際に会議やグループでファシリテーションを行い、経験を積むことでスキルを磨くことができます。

フィードバックを受ける

他のメンバーからフィードバックを受けることで、自分のファシリテーションスキルを客観的に見ることができます。

反省する

会議が終わった後に、自分自身で振り返りを行い、改善点を洗い出すことも大切です。

以上のような方法を積極的に取り入れ、ファシリテーションスキルを高めることで、より生産的な会議やグループ活動を実現することができます。

まとめ

会議を効率的に進めるためには、事前準備や司会進行の重要性を理解し、参加者全員がファシリテーションスキルを持っていることが求められます。ファシリテーションスキルを高めるためには、研修や実践、フィードバック、反省などの方法があります。これらの取り組みを積極的に行い、より生産的な会議やグループ活動を実現することができます。また、会議の進め方やファシリテーションスキルを高めることで、以下のようなメリットがあります。

時間の無駄を省くことができる

事前準備やタイムテーブルに沿った進行などを行うことで、会議の無駄な時間を省くことができます。

メンバー全員がアクティブに参加できる

ファシリテーションによって、メンバー全員が発言しやすい雰囲気を作り、アクティブに参加することができます。

議論や合意形成が円滑に進む

ファシリテーションによって、議論や合意形成が円滑に進むことができます。

意見やアイデアが出しやすくなる

ファシリテーションによって、メンバーが自由に意見やアイデアを出しやすくなるため、より多様なアイデアが生まれやすくなります。

以上のようなメリットを得るためにも、会議の進め方やファシリテーションスキルについて意識し、積極的に取り組むことが大切です。

ファシリテーションスキルについての詳しい記事はこちら

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