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コラム

「会議」を「対話の場」へ:ファシリテーションのコツとファシリテーターの役割

     

「会議」を「対話の場」へ:ファシリテーションのコツとファシリテーターの役割
 
この記事では、ファシリテーションの基本とコツ、そして実践ガイドについて詳しく解説します。ファシリテーションを活用することで、グループの意見を最大限に引き出し、目標に向かって効果的に進めることが可能となります。その具体的な方法を解説していきます。

 

目次


 

  1. ファシリテーションとは
  2. ファシリテーションの基本
  3. ファシリテーションのコツ
  4. ファシリテーションの実践ガイド
  5. まとめ

 

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ファシリテーションとは

ファシリテーションとは
 
ファシリテーションとは、グループ活動の進行をサポートする役割のことを指します。ファシリテーターは、会議やワークショップなどの場を円滑に進めるために、参加者全員が意見を出しやすい環境を作り出すことが求められます。

 

  1. ファシリテーションの定義とその役割
  2. なぜファシリテーションが必要なのか

 

ファシリテーションの定義とその役割

ファシリテーションは、グループ活動を円滑に進行することを目指します。このプロセスでは、ファシリテーターが中心となって、会議やワークショップの参加者全員が効果的に意見を出し、コミュニケーションを取ることが求められます。こういった役割は、ビジネスの現場だけでなく、教育や地域活動など、さまざまな状況で活用されています。
ファシリテーションの目指すところは、個々の意見を最大限に引き出し、それを集約して問題解決や意思決定につなげることです。それは決して独断で物事を進めるのではなく、全員が納得する結論に達するための方法です。ファシリテーターの役割について詳しくは、こちらの記事も参照してください。

なぜファシリテーションが必要なのか

現代のビジネスシーンでは、ファシリテーションの重要性がますます認識されています。それは、単なる情報伝達の場であった会議が、複雑性と多様性を持つ課題解決の場へと変化してきたからです。こうした状況下では、参加者一人一人の視点やアイデアを最大限に引き出すことが求められ、そのためにはファシリテーションが欠かせません。
ファシリテーションは、参加者全員が等しく発言し、各意見を尊重する文化を築き上げるための一助となります。それによって、チームの生産性と創造性を向上させ、良好な組織文化を構築することが可能になります。ファシリテーションがもたらす効果については、こちらの記事も参照してください。
 

 

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ファシリテーションの基本

ファシリテーションの基本
 
ファシリテーションの実践に当たっては、コミュニケーションの基本と、進行の手順を理解しておくことが重要です。それらを身につけることで、参加者全員が発言しやすい環境を作り出し、有意義な結果につなげることができます。

 

  1. 効果的なコミュニケーションのための基本的なスキル
  2. ファシリテーションの進行に必要な手順

 

効果的なコミュニケーションのための基本的なスキル

効果的なファシリテーションにおける最も基本的なスキルは、コミュニケーションです。これは、意見を明確に伝えるだけでなく、他人の意見を尊重し、理解することも含みます。また、適切な質問をすることで参加者の意見を引き出したり、意見が偏らないようにバランスを取ることも重要です。
具体的には、以下のようなコミュニケーションスキルが必要となります。

リスニングスキル:他人の意見を尊重し、理解するためには、まずはしっかりと聞くことが必要です。
アサーティブコミュニケーション:自分の意見をはっきりと伝えつつ、他人の意見も尊重するスキルです。詳しくはこちらの記事をご覧ください。
質問力:開放的な質問をすることで、参加者の意見を引き出します。
これらのスキルは、実践を通じて培うことができます。

ファシリテーションの進行に必要な手順

ファシリテーションは、その目的と状況に応じて進行しますが、基本的な手順としては以下のような流れがあります。
目標設定:まずは会議やワークショップの目標を明確に設定します。
ルール設定:参加者全員が意見を出しやすい環境を作り出すためのルールを設定します。
意見の集約:参加者から意見を集め、それを整理します。
意思決定:集約した意見をもとに、最終的な意思決定を行います。
これらの手順を踏むことで、円滑なファシリテーションが可能となります。
 

ファシリテーションのコツ

ファシリテーションのコツ
 

次に、より効果的なファシリテーションを行うためのコツをいくつかご紹介します。これらを活用することで、参加者の意見を最大限に引き出し、有意義な結果につなげることができます。

 

  1. リーダーシップの展開
  2. 活発な参加を促す
  3. グループダイナミクスの理解と活用

 

リーダーシップの展開

ファシリテーションでは、リーダーシップを発揮することが求められます。これは、参加者を導き、活動を円滑に進行させる役割を果たすためです。しかし、このリーダーシップは、一方的に指示を出すのではなく、参加者全員が意見を出しやすい環境を作り出すためのものです。
リーダーシップの発揮には以下の要素が重要となります。

開放的な雰囲気作り:全員が自由に意見を出せる雰囲気を作り出すことが重要です。
目標の共有:会議やワークショップの目標を明確に共有することで、参加者全員が同じ方向に進めるようにします。
時間管理:時間を適切に管理し、全てのアジェンダを確実に消化できるようにします。
以前の記事でも詳しく紹介しておりますので、併せてご覧ください。

活発な参加を促す

ファシリテーターとして、参加者が積極的に発言し、活発に議論することを促す必要があります。これには、以下のようなアプローチが有効です。
開放的な質問:参加者が自分の意見やアイデアを自由に述べられるような質問をすることで、議論を深めることができます。
小グループ活動:大人数の場合、全員が発言するのは難しい場合があります。その場合、小グループに分けて活動を進行することで、全員が意見を出しやすくなります。
意見の反映:参加者から出た意見を適切に反映し、それを評価することで、参加者の発言意欲を引き出すことができます。

グループダイナミクスの理解と活用

ファシリテーションでは、グループダイナミクスの理解と活用が重要となります。グループダイナミクスとは、グループ内の人間関係や情報の流れ、意思決定のプロセスなどを研究する学問で、これを理解し活用することで、グループ活動をより効果的に進行させることが可能となります。
具体的には以下のような手法があります。

役割の理解:グループ内には様々な役割が存在します。それぞれの役割を理解し、適切に機能させることが重要です。
情報の共有:グループ内での情報の共有がスムーズに行われるように工夫します。これには透明性の確保や、適切なコミュニケーション手段の選択が重要です。
コンフリクトの解消:グループ内では意見の対立が生じることもあります。これを適切に解消するための手法を理解し、活用します。
 

ファシリテーションの実践ガイド

ファシリテーションの実践ガイド
 

ファシリテーションの理論を理解した上で、実際にそれを活用するための実践ガイドを紹介します。具体的なステップと課題や問題への対応方法について説明します。

 

  1. より効果的なファシリテーションをするための具体的なステップ
  2. 課題や問題への対応方法

 

より効果的なファシリテーションをするための具体的なステップ

ファシリテーションをより効果的に行うためには、以下のような具体的なステップを踏むと良いでしょう。

  1. 準備:ファシリテーションの成功は準備から始まります。まず、セッションの目的や目標を明確に定義します。これは全体の進行方向を示す大切な指標となります。次に、達成すべき目標に対して適切なアジェンダを設計します。この際、時間配分や流れを考慮し、場合によってはブレインストーミングやディスカッションの時間を設けると良いでしょう。さらに、必要な資料やツール、設備を用意します。最後に、参加者への事前通知を忘れずに。アジェンダや必要な準備物について明確に伝え、参加者が心構えを持てるようにします。
  2. 開始:ファシリテーションの開始時には、まず、セッションの目的や目標を再確認し、参加者全員がそれを理解することを確認します。次に、アジェンダを共有し、全体の流れを把握させます。そして、参加者の意見を大切にする姿勢を示したり、建設的な議論を促すようなコメントなどを行い、参加者のモチベーションを高めます。
  3. 進行:会議やワークショップの進行時には、アジェンダに沿って話を進めます。この段階で重要なのは、全員が参加できるようにすること、そして必要に応じて情報を整理・整頓することです。質問を投げかけたり、意見をまとめたりすることで、参加者全員が議論に参加しやすい環境を作ります。また、議論が散漫にならないように情報を整理し、必要に応じて進行方向を修正します。
  4. 終了と振り返り:活動の終わりには、それまでの議論をまとめ、得られた結果や課題を共有します。そして、次回に向けた行動計画を立てます。この振り返りの時間は、次のステップにつなげるために重要です。それぞれが責任を持つ行動項目を明確にし、改善すべき点を洗い出すことで、次回のファシリテーションに活かすことができます。

課題や問題への対応方法

ファシリテーション中には、さまざまな課題や問題が生じることもあります。それらへの対応方法を以下に紹介します。

意見の対立:意見が対立した場合には、適切なメディエーションを行います。対立の原因を明確にし、各意見を尊重した上で解決へと導きます。
参加者の消極性:参加者が消極的である場合には、積極的な参加を促す工夫が必要です。例えば、参加者それぞれに発言の機会を与える、質問を投げかけるなどの方法があります。
時間管理:アジェンダが進まない、時間が足りないなどの場合には、時間管理のスキルが求められます。必要なアジェンダに優先順位をつけ、効率的に進行させることが重要です。
 

まとめ

まとめ
 
ファシリテーションは、グループ活動を円滑に進行するための重要な役割であり、効果的なコミュニケーションと適切な進行手順が必要となります。また、リーダーシップの発揮や活発な参加の促進など、さまざまなコツを抑えることで、より効果的なファシリテーションが可能となります。これらを理解し、活用することで、グループ活動をより有意義なものにすることができるでしょう。

 

 

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