働き方の多様化に伴い、業務上のコミュニケーションに求められるスキルも変化してきています。複数の人数で仕事をするうえで、最も必要なスキルとなってきているのがファシリテーションスキルだと言えます。組織のあり方や働き方が変化している今、メンバーを鼓舞したり、メンバーの考えを引き出し、チーム内の相互理解を深めたり、イノベーションを起こすことが重要なミッションとなっています。それらのミッションを日常の業務で直接的に行えるのが、会議やミーティングの場と言えます。そのときに、最も役に立つのがファシリーションスキルです。メンバーの主体性を引き出すリーダーシップを発揮していくためにも、ファシリテーションスキルは欠かせません。

 

リーダーシップについての詳しい記事はこちら︎【社会人に求められるリーダーシップとは？】

 

そこで本記事では、とくに会議やミーティングの場で「ファシリテーションスキル」について、４つのポイントから解説していきます。

 

 

 

 

スキル①　目的設定と設計力

求められるスキルの1つ目に「目的設定と設計力」が挙げられます。

これらスキルは会議のアウトプットの質を大きく左右する準備段階において重要なスキルです。

 

 

 

会議の目的を適切に理解し共有する

会議の目的を、事前準備の段階で明確化し、当日のオープニングで参加者に共有し、理解を得ることはファシリテーターの重要な役割です。以下に、具体例に対する対策方法を紹介していきます。ファシリテーターに求められるスキルを実感しましょう。

 

 

【具体例①】なんとなく会議に参加してしまう人がいる場合は？

ファシリテーターは、会議の事前準備の段階で、会議の場所や日時設定といった準備だけでなく、 会議の目的や議題、参加者の心構えなどを書き出し、事前にアジェンダシートに表にしてまとめておきましょう。以下はアジェンダシートの項目例です。

 

1　開催日時

2　開催手段

3　 議題

4　ゴール

5　参加者リスト

6　所要時間と主要な項目

 

また会議のルールや参加者の役割を明確にしておくことで、時間内に終わらない、発言者が偏るなどの問題が起こらないよう、事前準備をしましょう。会議の起承転結、オープニングとクロージングの流れを考えておくことも効果的です。

 

会議に使用する資料の準備と配付も会議当日から遡り、余裕の持ったスケジュールで行いましょう。主体性のある会議とするために、参加者に事前課題を出しておく、議題に対する意見を集めておくなどの工夫ができます。

 

 

【具体例②】会議の論点がずれてしまう場合は？

会議中、会議の論点がずれてしまった場合は、ファシリテーターが、会議の目的を全体に伝え直すことが必要です。参加者が、最終的に目的に適した意見を見極められるよう、意見の対立も考慮しつつ、促しましょう。その際、目的に応じたフレームワーク(図解)を活用することも効果的です。

 

フレームワーク(図解)の種類と目的の例

 

・ブレーンストーミング

→画期的アイディアを求めたい時、チームビルディングや雰囲気作りがしたい時

 

・親和図法

→出されたアイディアを整理したい時

 

・ロジックツリー

→問題の原因を深堀りしたり、解決策を具体化し整理したい時

 

・ペイオフマトリクス

→複数の選択肢を絞り込みたい時、短時間で効率的にアイディアの優先順位をつけたい時

 

 

会議を行う空間を設計する

続いて、会議を行う空間を設計するスキルの重要性を解説していきます。

 

下記の空間の条件は、会議の心理的安全性を高めるうえでの環境的なアプローチとして有効です。

空間をオープンにし、人と人との間の物理的な障害を取り除くことは、精神的な壁を取り除き、距離を縮めて対話しやすくすることにつながります。対話のしやすい場では、参加者がリラックスした身体でいることができ、新しいアイディアや質の高い議論の創造が期待できます。

 

 

 【具体例】オンライン会議のトラブルを避けるためには

オンライン会議の事前準備として、音声やカメラが機能するかどうか事前にテストすることはもちろん、トラブル時にどう対処するか決めておくと安心です。

 

ファシリテーターは、オンライン会議では特に、発言者の意図を繰り返して確認したり、誤解が生じないよう、こまめに言い換えるなどの対話スキルが求められます。

傾聴や質問をおりこみ、意見を引き出しながら進行することで、議論を活発化させる支援をしましょう。

 

 

 

スキル②　時間の管理力

求められるスキルの2つ目に「時間の管理力」が挙げられます。会議の時間配分を管理することで、結論に結びつける役割を担っています。本記事ではタイムテーブルの設計から運用で押さえておくべきポイントを事例を交えて紹介していきます。

 

 

 

タイムテーブルを設計・管理する

まずはタイムテーブルの設計および管理について要点を解説します。

  

＜参加者のスケジュールを把握する＞

参加者のスケジュールの把握は、事前準備のタスクの一つとして欠かせません。会議開始に間に合わない参加者がいれば、開始時間の変更や、議題の変更などを検討する必要があります。

 

また会議を途中で離脱しなければならない参加者がいることも事前に把握しておき、会議の結論を会議後に参加者全員に共有することも重要です。

 

オンライン会議では、録画機能を活用し、会議の様子を記録しておくと、会議終了後も簡単に参加者や参加者以外の人にも共有することが可能です。

 

＜議論を適切に行うためのタイムテーブル管理＞

会議中、議論を適切に行うためのタイムテーブルの管理も重要です。議論時間を確保するためにタイムテーブルの設計の段階では、議論時間にバッファを含めたタイムテーブルを設計しましょう。

 

 

目的達成に向かって会議を進行する

ファシリテーターは、タイムテーブルを管理しながら、会議のゴール達成を両立させなくてはなりません。以下のような具体的な課題に直面した場合にはどうすればよいでしょうか？

 

タイムテーブル通りにそれを厳守して会議を進行することよりも重要なのが、その会議が何のためにあるのか、という目的です。「スキル①」で設定し、参加者と握った目的を達成するためにも、時間の管理もファシリテーター一人で担うのではなく、参加者全員で共有することもおすすめです。

 

【具体例①】時間内に会議を終わらせるためには？

時間内に会議を終わらせるには、タイムキーパーの存在が必要です。しかし、この役割については、必ずしも ファシリテーター自身が背負う必要はありません。代わりに、誰か他の会議メンバーをタイムキーパーに任命するのもおすすめです。

 

【具体例②】議論が白熱してしまった場合は？

会議では議論が白熱してしまう場合があります。会議の道筋と関係ない話に入り、その話に対して意見を述べる参加者が出てきてしまうと、大きなタイムロスです。そんな時は、ファシリテーターはできるだけ早く参加者に声かけをし、軌道修正をする必要があります。声かけの際は、以下の３つのポイントを意識してみましょう。

 

1. ここまでできていること（進捗の認知）
2. 今の状況（現状の客観視）
3. 私たちのゴール（ゴールの客観視）

 

まず、ここまでできていることを参加者に伝えることで、参加者も、これまで何を話してきたかを振り返ることができます。次に、今の状況を客観的に伝えることで、現在地を確認し、全員の立ち位置を合わせることができます。そして、私たちの目的と目指すゴールを再度伝え直すことによって、目指している方向を見直すことができます。

 

このように、ファシリテーターは、タイムキーパーであること以上に、参加者の現在地を観察し、明確に伝える役割の方が重要です。

 

 

スキル③　対話を促す力

求められるスキルの3つ目に「対話を促す力」が挙げられます。対話を促すアプローチとして、コミュニケーション、および雰囲気作りという側面から具体例を交えて押さえておくべきポイントを２点紹介します。

 

 

 

相手の意図を汲み取り対応する

参加者との間で質の高いコミュニケーションを展開することが、結論を効率的に導く近道となります。相手の意図を汲み取り対応することはファシリテーターにとって重要な役割ですが、以下のような事例が発生した場合にはどうすれば良いでしょうか？

 

 

【具体例①】本音を言えない人がいる場合は？

多くの割合で本音を言えない人がいます。しかしながら本音を交えた議論を展開することで、会議全体の生産性が上がります。ファシリテーターは、参加者一人ひとりの意見を引き出すことはもちろん、参加者の特徴を見極め、参加者に問う内容を決めておくことがおすすめです。「事柄」に焦点を当てた質問だけでなく、「人」に焦点を当てた質問（○○さんが、この点で大切にしていることはなんですか？○○さんはこれが達成できたらどんな気持ちになりますか？など）とも投げかけることで想いが引き出されることもあります。

 

【具体例②】上下関係の壁を克服するためには？

会議中は、上司−部下の上下関係によって遠慮しがちになってしまうケースが多くみられます。ファシリテーターとして、議論の際には上下関係なく、発言者の意見の背景を聴くように心がけましょう。

 

意見を深堀りすることで、その意見の本当の意味を理解できます。意見の真意を共有することで、発言者と違う意見に対するいらだちや「なぜ」と問うことに参加者が向き合うことにつながります。その先に上下関係の壁を超えた結論を導くことができるのです。

 

 

発言しやすい雰囲気作り

続いてこちらも重要な、発言しやすい雰囲気作りについてです。会議の心理的安全性が高まり、発言しやすい雰囲気を作ることが、ファシリテーターに求められることの一つです。

 

 

【具体例①】傍観者を作らないためには？

会議で一定数いる傍観者を作らないために、ファシリテーターは、参加者全員に問いを投げかけましょう。参加者が多い会議の場合は、参加者に事前課題を設定し、取り組んでもらうことで、議題に関心を持った状態で会議に参加してもらいましょう。そうすることで発言のハードルを下げる効果が期待できます。

 

 

【具体例②】質問をしても返答がない場合は？

質問をしても返答のない参加者がいる場合は、元々意見を持たず、受け身の姿勢で会議に参加していることが多く見受けられます。ファシリテーターとして、クローズドで答えやすい質問を再度投げかけることや、別のタイミングで意見を再度ヒアリングするなどの対策を心がけましょう。

 

ファシリテーターにとって、相手の意図を汲み取り対応すること、発言しやすい雰囲気をつくることのどちらにおいても不可欠なのが、参加者の真意を把握する「傾聴力」です。まずは、発言者の話すリズムに合わせてあいづち、うなずきをする、ペーシングを意識してみましょう。その上で、傾聴には、2つの種類があることをおさえておきましょう。1つ目は相手の言葉をとらえる内容傾聴、2つ目は、相手の言葉の意図をとらえる感情傾聴です。

 

内容傾聴では、相手の言葉を真っ直ぐに受け止め、話の内容やキーワードをまとめます。

 

いかなる発言でも、ファシリテーターが内容の良し悪しを判断することはありません。発言を受け止めているということを、発言者に伝えるために有効なのが、YES ANDの反応です。「だけど、でも、しかし」というような、否定的な接続詞は用いず、代わりに、「だとすれば、さらに」というような、次の思考や発言を促す言葉を投げかけながら、議論を進めていきましょう。

 

 

スキル④　議事進行力

求められるスキルの4つ目に「議事進行力」が挙げられます。会議をデザインするうえで議事を進行させるスキルはファシリテーターにとっては必須です。会議中の内容の整理および共有、そして論点をまとめるうえで押さえておくべきポイントを紹介していきます。

 

 

 

会議中の内容を整理し共有する

会議中の内容を整理し、共有する方法は対面で実施する場合とオンラインで実施する場合で重視すべき点が異なりますので、それぞれ解説していきます。

 

 

＜アナログな方法による整理・共有＞

対面での会議は、ホワイトボードを使うことで意見を可視化しながら議論を進めていきましょう。色分けやグループ分けをすることで、整理・論点を絞り込んでいくとより効果的です。

  

＜デジタルな方法による整理・共有＞

オンラインでの開催においては、ドキュメントやパワーポイントを画面共有しながら、議題や意見などをまとめます。また議事録と合わせて録画機能を利用すれば会議後に振り返ることで確認できます。

 

チャットなどの全員が書き込める機能を用いて、出されたキーワードを書き込むことで、その場で話されていることが見える化できるとともに、チャットを保存することで議事録代わりにもなります。

 

また、オンライン会議の場合、音声が聞こえなかった参加者のいる可能性がありますので、会議を終える前に、会議での決定事項、会議中の主な意見、あるいは決まらなかったことなどを簡潔に確認しておくことが重要です。

 

具体的に議論の内容を整理する方法は様々です。アナログにおいてもデジタルにおいても、以下の方法を積極的に活用しましょう。

 

1　キーワード(キーフレーズ)を書き出す

発言の中からキーワード(キーフレーズ)を抜き出し、発言のポイントを短い文章に要約しましょう。

 

2　キーワード(キーフレーズ)に装飾を加える

キーワード(キーフレーズ)に、カコミ、記号、数字、ひと形、表情などの装飾を加え、キーワードのイメージをより具体的にしましょう。

 

3 　キーワード(キーフレーズ)同士の関係を明らかにする

キーワード(キーフレーズ)が複数ある場合、その関係性を明確に示しましょう。

 

キーワード(キーフレーズ)同士の関係性の例

・原因と結果

・対立

・双方向

・強い関連 or 緩い関連

・直接的 or 間接的な関連

・分岐 

・循環

 

4　フレームワーク(図解)を活用する

その場の目的に応じたフレームワーク(図解)を活用しましょう。（スキル①参照）

 

 

会議中の論点をまとめる

会議中の論点をまとめることも、議事進行を円滑に進めるには不可欠なことです。しかし、会議の論点をまとめることは、一筋縄ではいきません。そこで以下では、実際のビジネスケースに照らし合わせながら、論点がまとまらない場合に心がけるべきことをご紹介します。

 

【具体例①】なんとなく会議が終わってしまう場合は？

議論を通して意見が出たら、会議の目的を再確認し、目的に沿った形で収束させていく必要があります。そして会議の結論となりうる意見をまとめる、参加者に同意を促すなど会議全体をまとめ上げていくことが重要です。 会議の終わりに、決定事項とNEXT ACTIONを必ず伝えるようにしましょう。

 

【具体例②】意見が対立し結論が出ない場合は？

対立の構図に入ってしまうと、双方とも自分の立場でしか、ものを見ることができなくなってしまいます。

ファシリテーターは、それぞれの立場から見た意見を中立的に相手側に伝えることで、双方に「視点の切り替え」を促しましょう。ポイントは、「意見を出した人」と「意見」を分けることです。人の対立でなく、意見の違いだということを明確にします。

 

こうした会議終盤のまとめの時間を、ファシリテーターの世界では「クロージング」といいます。クロージングでは、参加者に３つの感情を醸成することを目的にしましょう。なぜなら、人は感情で動くからです。

 

１達成感

２充実感

３爽快感

 

まずは、オープニングで設定したゴールに対してどこまで到達できたか、次に、会議中の次につながるような発見や気づきを、ファシリテーターが伝えるか、 参加者に質問を投げかけて確認します。最終的な到達地点を確認することで、達成感を共有しましょう。

 

そして、会議全体を終えて、参加者が次に向かう方向をファシリテーターが明確に伝えることによって、参加者は充実感を味わうことができます。最後に、参加者一人一人が声を出す時間を作り、この時間のよかったこと 、この時間に感謝したいことを振り返る時間を設け、それぞれに生まれた爽快感を共有しましょう。

 

 

まとめ

本記事では、ファシリテーターに求められるスキルについて解説しました。ファシリテーターにあるとよい考え方として、レガッタ（直線的で、決まった進路をまっすぐに予定通り進むことを重んじること）よりもラフティング（ゴールに向かう道中、必ずしも予定通り進まず、いろんな局面がある中で、想定以上の創造、イノベーションを起こしていくことを重んじること）の気持ちでファシリテーションを行うことが、会議の成功、そして変化の時代に勝ち抜く企業へ成長することにつながります。

 

ビジネスマンとして、業界業種関係なく必須となるスキルセットの1つです。会議を円滑に進行できることで、社内の評価につながる場合もありますので、会議の質を高めたい、ファシリテーターとしてのスキルを高めたい方は本記事を参考にしてみてください。

 

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