1on1ミーティングは、上司と部下のコミュニケーションのための非常に効果的な手段です。効果的に行うことで、業績向上や従業員の満足度を高めることができます。この記事では、1on1ミーティングの進め方やその重要性、目的について詳しく解説していきます。

 

 

 

 

1on1ミーティングの重要性

1on1ミーティングが企業文化にどれだけの影響を与えるか、その理由を3つの観点から探ることにしましょう。

 

 

 

 

コミュニケーションの向上

1on1ミーティングは、日常業務の中でなかなか話す機会が少ない内容について深く話すための場となります。このようなミーティングを持つことで、互いの理解が深まり、より良いコミュニケーションを図ることができます。詳細はこちらで解説しています。

 

 

従業員のモチベーション向上

部下との定期的なコミュニケーションにより、その悩みや不安を早期に察知し、対応することができます。これにより、従業員のモチベーションを維持、または向上させることが期待できます。モチベーションの向上方法についてはこちらで詳しく説明しています。

 

 

目標達成のサポート

1on1ミーティングは、部下の目標達成をサポートする絶好の機会です。上司は部下の現状の課題や必要なサポートを確認し、具体的なアクションプランを共に考えることができます。この際、効果的な目標設定の方法について知っておくと有効です。

 

 

1on1ミーティングの目的

1on1ミーティングの基本的な目的を3つのポイントで明確にします。

 

 

 

 

フィードバックの受け取り

フィードバックは、従業員の成長を促進する重要な要素です。1on1ミーティングでは、具体的な事例に基づくフィードバックを受け取ることができ、これにより、今後の成長の糸口となります。フィードバックの受け方や与え方については、こちらで詳しく解説しています。

 

 

キャリアパスの確認

1on1ミーティングは、部下の将来のキャリアパスを確認し、それに向けての支援を行う場でもあります。部下のキャリアの方向性や望む成長を知ることで、より具体的なサポートが可能となります。

 

 

業務の進捗確認

部下の業務の進捗状況を確認し、必要なサポートや資源を提供することができます。また、達成された成果を認識し、適切な評価やフィードバックを行うことも大切です。

 

 

ミーティングの前の準備

効果的な1on1ミーティングを行うための準備のポイントを2つ紹介します。

 

 

 

 

アジェンダの設定

ミーティングが効果的に行われるためには、アジェンダの設定が欠かせません。アジェンダを明確にすることで、参加者はミーティングの目的や流れを理解しやすく、議論が進行しやすくなります。以下のポイントを参考に、アジェンダを設定してみましょう。

 

 

目的の明確化：ミーティングの目的を明確にします。何を達成したいのか、何を議論したいのかを明記することが重要です。

 

 

時間の配分：各トピックにかける時間をあらかじめ設定しておくことで、ミーティングが長引くのを防ぐことができます。

 

 

重要なトピックの優先順位付け：全ての議題を網羅することは難しい場合、優先順位をつけて重要なトピックから議論することをおすすめします。

 

 

事前の情報共有：必要な資料やデータを事前に共有することで、参加者がミーティングに備えることができます。

 

 

前回のミーティングの内容の振り返り

前回のミーティングの内容を振り返ることは、次回のミーティングの進行や内容をスムーズにするために重要です。以下のポイントを活用して、振り返りを効果的に行いましょう。

 

 

アクションアイテムの確認：前回のミーティングで決定したアクションアイテムの進捗を確認します。達成できたもの、進捗が遅れているものを明確にし、必要なサポートや調整を行います。

 

 

前回の議論のまとめ：前回の議論の要点や結論を再確認し、それを踏まえた上で新たな議論を進めることができます。

 

 

フィードバックの収集：前回のミーティングの進行や内容についてのフィードバックを収集し、次回のミーティングの改善点として活用します。

 

 

 

 

効果的な進め方のポイント

1on1ミーティングを実施する際の成功の鍵は、その進め方にあります。特に以下の3つのポイントを意識することで、ミーティングの質を大きく向上させることができます。

 

 

 

 

双方の話を尊重する姿勢

1on1ミーティングは、双方がオープンに意見や感想を共有する場です。そのため、相手の意見や考えを尊重する姿勢が非常に重要となります。

 

リスニングの重要性: 1on1ミーティングでは、話すことだけでなく、相手の話を真剣に聴くことが求められます。相手の話を遮ることなく、最後まで静かに聴く姿勢は、相手にとっても信頼関係を築く上で非常に重要です。

 

フィードバック: ミーティングの終盤には、双方がそれぞれの意見や感想を正直にフィードバックする時間を設けると良いでしょう。

 

 

具体的な事例を持ち込む

具体的な事例やデータをミーティングに持ち込むことで、議論が具体的かつ実践的なものとなり、より深い理解が得られます。

 

事例の活用: 特定の課題や問題について話す際、具体的な事例を持ち込むことで、話の内容が具体的になり、相手も理解しやすくなります。

 

データの提示: 可能であれば、具体的な数字やデータを示すことで、議論をより客観的なものにすることができます。

 

 

次回のアクションプランを設定

ミーティングの終わりに次回までのアクションプランを設定することで、具体的な成果を目指すことができます。

 

具体的なタスクの設定: 次回のミーティングまでに達成すべきタスクや課題を具体的にリストアップし、それぞれのタスクに対する進捗状況を共有する時間を設けると良いでしょう。

 

期限の設定: タスクには必ず期限を設定し、その期限を守ることを心掛けることで、ミーティングの目的や目標が明確になります。

 

 

 

 

ミーティングの後のフォローアップ

1on1ミーティングが終わった後も、その成果を最大限に生かすためのフォローアップが重要です。具体的には、「共有した内容の文書化」と「次回のミーティングの日程調整」が中心となります。以下、これらのポイントについて詳しく解説いたします。

 

 

 

 

共有した内容の文書化

ミーティング中に共有された情報や取り決め事項を文書化することは、後日の確認や共有、さらには次回のミーティングの資料としても役立ちます。

 

議事録の作成: ミーティング中の主な内容、取り決め事項、アクションアイテムなどを明確に記録することで、後日の振り返りや確認がスムーズに進みます。

 

クラウドストレージの活用: GoogleドライブやDropboxなどのクラウドストレージを活用することで、双方がいつでも文書を確認・編集することができます。

 

情報の整理: 文書化された内容はカテゴリーや項目ごとに整理することで、必要な情報を迅速に探し出すことができます。

 

 

次回のミーティングの日程調整

次回のミーティング日程を早めに確定することで、双方が準備をしやすくなり、より効果的なミーティングを実施することが可能となります。

 

日程調整ツールの利用: CalendlyやDoodleなどの日程調整ツールを使用することで、双方の都合を考慮しながらスムーズに日程を決定することができます。

 

定期的なミーティングの設定: 月に1回や週に1回など、定期的なミーティングを設定することで、双方がその時間を確保しやすくなります。

 

リマインダーの設定: ミーティングの数日前や前日にリマインダーを設定することで、忘れずにミーティングを実施することができます。

 

 

 

 

よくある問題と解決策

1on1ミーティングにおけるよくある問題と、その解決策を3つ紹介します。

 

 

 

 

話が逸れることが多い

ミーティング中に話が逸れることは、効果的な時間の活用を妨げる要因となります。事前のアジェンダの設定や、ミーティングの進行役がきちんと進行を管理することで、このような問題を解決することができます。

 

 

アジェンダが不明確

アジェンダが不明確なままミーティングを進めると、双方の期待が合わない場合があります。事前にアジェンダを共有し、必要に応じて修正することで、効果的なミーティングを進めることができます。

 

 

フィードバックが曖昧

曖昧なフィードバックは、受け手にとって具体的なアクションを起こすヒントとなりません。具体的な事例を基にしたフィードバックを行うことで、この問題を解決することができます。

 

 

 

 

まとめ

1on1ミーティングは、上司と部下の間のコミュニケーションを深めるための重要なツールです。この記事で紹介したポイントを参考に、より効果的な1on1ミーティングを進めることができるでしょう。

 

また、弊社共創アカデミーでは、組織パフォーマンス向上のための実践形式の法人研修を行っております。大企業や中小企業、行政等における風土改革・組織開発の豊富な経験から、実際に現場で効果を出した取り組みを豊富にご紹介します。ぜひお気軽にお問合せください！